Ambil kertas dan balpoint, jika Anda biasa melakukan 5 hal di bawah, maka Anda mempu
nyai “5 kebiasaan buruk menggunakan email” :
1. Subject yang tidak jelas
Subject seperti “Need your help”, akan lebih efektif jika diganti menjadi : “Need your help to create account for: 30900xxx”
2. Mengubah topik, tanpa mengubah subject
Misal Anda mengirimkan email ke rekan kerja dengan subject 1. Karena malas mengganti, rekan Anda membalas topik 1, dilanjutkan dengan membahas topik 2 tanpa mengganti subject-nya, cukup menganggu bukan? Jadi pastikan subject relevan dengan isi-nya.
3. Banyak topik dalam 1 emailDengan banyak subject dalam 1 email memang akan mengurangi aktivitas pengiriman dan menghemat lalu lintas email; namun pembaca akan dibuat lelah jika membaca email yang terlalu panjang. Tetap lebih baik 1 email adalah 1 topik.
4. Terlalu cepat menekan tombol “Send”
“Make sure you really mean to say what you’ve written”. Pastikan subject & isi mudah dimengerti, sehingga tidak terjadi salah komunikasi. Pastikan Anda membaca ulang email – apalagi jika confidential – sebelum Anda menekan tombol Send.
5. Penggunaan “Reply-to-all” yang tidak tepat
Sebelum menekan Reply-to-all, pastikan Anda memang perlu melakukannya. Apakah semua orang perlu membaca respons Anda? Apakah ada benefit bagi semua orang yang menerima? Jika hanya pengirim awal saja yang perlu mengetahui responds Anda, akan lebih baik jika menekan tombol Reply.
If you are using microsoft outlook, you can assign/delegate certain task through email, used Flag for Follow Up tool.
Kalau Anda menggunakan microsoft outlook, kamu bisa mendelegasikan tugas melalui email, pastikan gunakan Flag for Follow up.
